Filhåndtering i skyen

Fire bud på, hvordan du kan tage dine filer med på farten.

Langt de fleste virksomheders filhåndtering er baseret på en ‘gammeldags’ mappestruktur bygget op på en filserver. Det er en rigtig god løsning, der er nem at arbejde med, overskuelig og hurtig.

En udfordring er dog, at en sådan struktur ikke egner sig godt til en medarbejder på farten, som skal kunne hente dokumenter fra mange forskellige steder. Dertil skal man selv sørge for sikkerhed og drift af filserveren.

De tre simple løsninger: Dropbox, OneDrive og Box.com.
Grundlæggende fungerer de ved, at man synkroniserer mellem sine lokale mapper til skyen. Der kan synkroniseres fra flere computere, og man kan også tilgå filerne via en browser. Der er små variationer i, hvordan man kan udvælge hvilke filer som kun skal ligge i skyen, og hvilke filer der skal ligge både i skyen og lokalt.

• Være gemt på både computeren og i skyen: Man kan bruge filerne i det daglige – også offline, og alle filerne er sikret.
• Kun være gemt på computeren: Filer man kun bruger lokalt på computeren, og hvor backup ikke er nødvendig
• Kun være gemt i skyen: Filer man ikke bruger på computeren, og men som skal være beskyttet og omfattet af backup i skyen.

Hvad er forskellen på Dropbox, OneDrive og Box?
I Dropbox og OneDrive styrer man på computeren, hvad der skal synkroniseres lokalt til computeren, og hvad der kun skal ligge i skyen. På den måde kan man fx have ét sæt mapper på sin bærbare, og ét sæt mapper på sin stationære derhjemme. I Box styres indstillingerne centralt via box.com, og de vil være ens for alle computere, der er tilsluttet. I OneDrive og Dropbox kan man se en genvej til de filer man ikke har valgt at synkronisere. De vil så blive hentet når man klikker på genvejen.

Hvordan styres rettighederne?
Rettighederne på de enkelte mapper er forholdsvis simple. Der er tre muligheder (ejer, læse, læse og skrive), og alle rettighederne tildeles kun på det overordnede niveau. Har man brug for at styre rettighederne individuelt fra mappe til mappe, er man derfor tvunget til at tænke i en flad mappestruktur. Det er nemt at komme i gang med alle tre produkter, driften er utrolig stabil, og det er meget brugervenligt og intuitivt. Ud over det findes der er en række andre produkter, der fungerer sammen med Dropbox.

Sikkerhed i skyen
Sikkerhedsmæssigt bør man have krypteret harddisken på sin computer, så ens filer er sikret, hvis man mister sin computer. Ift. sikkerheden i skyen ser vi ingen grund til, at man skal være bekymret for sine data, så længe man vælger en af de etablerede udbydere. Vælger man blandt de mindre og mere ukendte – der måske har et godt slagtilbud – kan risikoen være større. Er du bekymret omkring privatliv og databeskyttelse, bør du tage en snak med os, før du lægger dine data i skyen. Vi har sat os godt ind i gældende regler og god praksis, og kan guide dig i den rigtige retning. Dette gælder særligt efter  GDPR er trådt i kraft 25. maj 2018.

Søgemuligheder
Søgemuligheden i alle tre produkter er meget simpel, men kraftfuld, modsat den mere avanceret søgemulighed som er en af styrkerne ved at bruge SharePoint til at håndtere sine filer. SharePoint er en del af Office 365, så har du allerede din mail, Dynamics 365 CRM osv. i Office 365, er det oplagt at overveje SharePoint til filhåndtering, da det så ‘bliver i familien’. SharePoint er som udgangspunkt et browser-produkt, hvilket er en stor styrke. Det er bygget op af web parts, som bruges til fx filer, intranet, kalender, noter, og kan udbygges efter behov.

Den mere avancerede løsning: SharePoint
SharePoint er struktureret ift. den velkendte mappestruktur, men giver – i modsætning til Dropbox og Box – mulighed for at lave en kompleks tildeling af rettigheder på alle mappeniveauer. En af de meget stærke funktioner i SharePoint er søgefunktionen. Søgningen fungerer meget enkelt som på Google, men du har mulighed for at bruge en række filtre, der løbende forfiner søgeresultaterne, hvilket sikrer et godt og hurtigt overblik. Det virker utrolig smidigt, og du kan hurtigt finde det, du søger ud fra de givne kriterier. Det foregår i samme skærmbillede, og du har mulighed for at se et preview af filerne, før du åbner dem. SharePoint har versionsstyring, så du kan finde tidligere versioner, hvilket kan være hensigtsmæssigt for at se filernes historik, eller hvis flere har arbejdet i samme dokument. Dertil gemmer SharePoint også dine slettede filer, så du altid kan finde både tidligere versioner og slettede dokumenter, hvis noget skulle gå galt i dit arbejde med filerne.

Deling og samarbejde om dokumenterne
I lighed med Dropbox, OneDrive og Box kan du invitere personer uden for virksomheden til at samarbejde om dokumenterne. Således kan du dele enkelte filer eller hele mapper med eksterne. De logger ind med enten deres eget Office 365 log-in eller et Microsoft Live ID.

SharePoint offline-synkronisering
Har man brug for at tage sine SharePoint-filer med offline, bruger man OneDrive for Business, som man kender fra Microsofts pendant til Dropbox/Box. Ud over området i SharePoint hvor man typisk har sine fælles dokumenter, har hver bruger også et privat område. Her kan hver bruger have de dokumenter, som kun brugerne selv skal have adgang til.

Hvor meget plads har man?
SharePoint har standard 250 GB i fællesområdet og 1 TB i privatområdet. Derudover koster 1 GB ekstra plads til fællesområdet DKK 2 pr. måned. Prisstrukturen kan virke kompleks grundet variabler som antal brugere og lagerbehov. Til gengæld kan SharePoint administrere rigtig mange brugere, skræddersyes til organisationens behov, styre versioner og tilbyde en stærk søgefunktion. En anden fordel ved at SharePoint er en del af Microsoft-familien er, at det kan kommunikere med andre Microsoft-produkter som fx Dynamics 365 CRM. Man har fx mulighed for at en CRM-kunde (Account) har en tilhørende SharePoint-mappe, så man ser de kunderelevante filer, når man kigger på en kunde via sit CRM-system.

Hvad skal man vælge?
Udover de tre nævnte muligheder findes der et utal af filhåndteringssystemer. Der er mange udbydere, der tilbyder de samme ydelser, og det kan være svært at gennemskue markedet, hvor de primære konkurrenceparametre er lagerplads og pris. Tag en uforpligtende snak med Vivant om hvilken cloud service der passer bedst til netop jeres behov.