Dynamics 365 xRM.

En løsning til 'Alternative investments' og private equity. Bygget på Dynamics 365 – tidligere kendt som Microsoft Dynamics CRM.

Download casen som pdf-fil

Et standardsystem med skræddersyede funktioner
Ud over de indbyggede moduler til salg, service og marketing, er en af de helt overskyggende fordele ved Dynamics 365 muligheden for selv at bygge moduler. Når man gør det, kaldes det for xRM. Idéen er, at man benytter den store tekniske motor, der allerede findes i Dynamics 365, til at bygge sine egne systemer. På den måde opnår man det bedste fra to verdener: et standardsystem der er let og billigt at vedligeholde kombineret med en skræddersyet løsning. Købes Dynamics 365 som en onlinetjeneste hos Microsoft, skal man ikke engang tænke på drift og løbende opgraderinger.

xRM til styring af investeringer
Gennem årene har Vivant lavet mange forskellige xRM-løsninger. Alt fra kursusadministration, emnebanker til rekruttering og HR-moduler til komplekse marketing- og spørgeskemaløsninger i sammenhæng med kommercielle xRM-løsninger som fx ClickDimensions. Til pensionskasser og banker har Vivant ved flere lejligheder lavet en løsning til håndtering af de administrative opgaver i afdelingen, der håndterer de alternative investeringer – fx en due diligence-proces. Organisatorisk set er en afdeling for alternative investeringer typisk adskilt fra de afdelinger, der tager sig af de mere almindelige aktie- og obligationsinvesteringer.

Funds og Direct
Løsningerne tager udgangspunkt i to spor. Det ene er ‘Funds Investeringer’, og det andet er ‘Direct Investeringer’. Måden, data er struktureret i de to spor, er på mange måder forskellig. Fælles for de to er, at det handler om at styre en proces og opsamling af data fra de første spæde undersøgelser, den mellemliggende due diligence-proces til optegning af de endelige investeringer. Dertil håndteres al logning af dataudviklingen samt den eksterne kommunikation og mødebooking af de indbyggede funktioner i Dynamics 365.

Ovenfor ses to eksempler på processer, som understøttes i systemet. Samlet set er der mange flere, og de kan alle tilpasses.

Microsoft + Vivant
Til håndtering af disse to hovedprocesser tager vi dele af Dynamics 365, som allerede er bygget, og som kan bruges mere eller mindre, som de er – tillagt en række helt nye moduler. Fx er modulerne Account, Contact, Appointment og E-mail genbrugt fra standardsystemet, mens fx Funds, Direct Investments, Track Records, Issues og en lang række andre moduler er blevet bygget til formålet. Omkring denne struktur er lavet en del automatikker, beregninger og procesautomatiseringer, som skal sikre det fulde finansielle overblik, minimere det manuelle indtastningsarbejde samt gøre systemet tilpas fleksibelt. Dertil er indlagt en del datakontrol og datavalidering, der skal sikre mod, at brugere indtaster forkerte informationer.

Overblik med dashboards og Power BI
For at skabe det optimale overblik, og for kun at vise relevante data for den enkelte bruger, er der bygget en række dashboards. Disse viser lister, beregninger og figurer med aktuelle data. Således kan man hurtigt tilgå de elementer, man arbejder med aktuelt, men man er ikke udelukket fra at dykke ned i den samlede mængde af information. Senest er den nyeste Power BI-funktionalitet taget i brug for rapportering, ligesom Excelark med dynamiske dataforbindelser til Dynamics 365 ofte er brugt som værktøj til udtræk og rapportering.

Ingen kunder er ens
Selvom mange efterspørger en standardløsning, hvor der er tænkt på det hele, viser erfaringen, at alle har behov for små justeringer. En af fordelene ved at bygge på Dynamics 365 er, at sådanne justeringer er helt udramatiske og lette at udføre uden at gå på kompromis med idéen og fordelen ved et standardsystem, som fortsat vil være opgraderbart, og ikke låser kunden til en bestemt Dynamics 365-leverandør eller -konsulent.

Hvad følger ellers med i pakken?
Som nævnt er løsningen bygget på Dynamics 365. Vi anbefaler at drifte systemet hos Microsoft online, hvor en hel del ekstra følger med – fx integration til SharePoint for dokumenthåndtering, Exchange til synkronisering af møder, mails og opgaver, Flow til integration med andre datakilder og Power BI til rapportering. Dertil får man sikker adgang via mobile enheder, ligesom 2-faktor-adgang, med fx en ekstra PIN-kode, er en standardfunktionalitet.

Hvad med sikkerheden hos Microsoft?
Data ligger i Microsofts datacenter i Irland. Data ligger altså inden for EU, overholder alle EU dataforordninger, og lever op til de krav, det danske datatilsyn stiller til både fortrolige og personfølsomme data. Systemet indeholder audit på feltniveau, og har en særdeles kompleks sikkerhedsmodel, der kan sikre, at brugerne kun har adgang til ønskede data. Der foretages løbende snapshots af tilretninger og data, der som udgangspunkt gemmes tre versioner bagud. Dertil replikeres hele datacenteret løbende til et tilsvarende datacenter i Amsterdam, og det er således sikret mod katastrofer i Irland, der kunne påvirke datacenteret. Alle Microsofts datacentre er underlagt særdeles høje krav til sikkerhed og certificeringer. Den samlede dokumentation af sikkerheden, og den løbende revisionskontrol der udføres af Deloitte, fremgår på nettet under Microsoft Trust Center.

     

Hvem bruger denne løsning?
Vivant hjælper løbende mange forskellige virksomheder i mange brancher med CRM og xRM. Aktuelt hjælper vi tre virksomheder med xRM til håndtering af alternative investeringer og private equity – PKA AIP, Danske Private Equity/Danske Capital og PFA Asset Management.

Forbehold
Hos Vivant tager vi selvsagt kundernes fortrolighed og sikkerhed meget alvorligt. Der er derfor dele af løsningerne, der er lavet til de enkelte kunder, som er udeladt af denne case-beskrivelse. Er der dele af jeres alternative investeringer/private equity-proces, du savner beskrivelse af, vil vi opfordre dig til at tage fat i os for en nærmere snak om, hvad der er muligt.

 

Download casen som pdf-fil
Læs om Dynamics 365
Læs om priserne på Dynamics 365