Sådan blev Copenhagen Economics løftet i skyen til et topmoderne it-miljø

For konsulentvirksomheden Copenhagen Economics (CE), der er et af Europas førende økonomihuse, var det på tide med et frisk syn på deres it. Langt størstedelen af CE’s ansatte er vidensmedarbejdere, som altovervejende arbejder med Microsofts forskellige systemer.

»Når it bliver en daglig udfordring, så handler det ofte om, at den eksisterende løsning er baseret på gammel og dyr teknologi, hvor moderne cloud-teknologi kan løfte medarbejdernes oplevelse og daglige brug af it betragteligt,« siger Jacob Mondrup.

Derfor ønskede CE at outsource, så Vivant nu fungerer som deres it-afdeling i skyen.

Alle de ting, som man normalt ville gå ned til en fysisk it-afdeling for at løse, varetages gennem Vivants helpdesk. Selvom langt de fleste ting i det daglige kan løses gennem et opkald eller en mail, prioriteres fysiske besøg i høj grad for at skabe en god kemi, forklarer Jacob Mondrup.

»Selvom vi teknisk set kan løse det meste remote, er Vivants supportere ude hos Copenhagen Economics flere gange om ugen. For når de jævnligt møder Christopher, Magnus eller Phillip på gangen, løser vi de små udfordringer, som man ikke lige får ringet eller skrevet ind med, før de vokser til irritation.«

For at Copenhagen Economics kunne outsource hele deres it til Vivant, skulle de gennem tre faser.

Indledningsvist foretager Vivant en række tekniske undersøgelser med henblik på at kortlægge, hvad der er af gammel teknologi, og hvad der kan lade sig gøre fremadrettet, lyder det fra Martin Warner, partner hos Vivant.

»Vi vil ikke risikere, at der pludseligt er et gammelt regnskabssystem, som ikke længere virker, efter vi har lavet en migrering. Vi ser det som vores ansvar at gå ind og tjekke op på eksisterende forhold, så kunden ikke tager en beslutning, de kører i grøften med,« siger han.

For CE, som har kontorer i Danmark, Sverige, Finland og Belgien, viste det sig at være en rigtig god idé at få deres eksisterende it kortlagt.

»Vi kigger os jo om, når vi er ude hos kunderne, og ved CE opdagede vi også, at der var en række overflødige forbindelser og services, som de ikke brugte, men stadig betalte for. Alene ved en omlægning af deres netværk, sparede vi dem for omkring 80.000 om året,« siger Martin Warner.

Med den tekniske plan på plads er det tilbage til mødebordet for at tale projektet og rammerne for en serviceaftale igennem. I praksis bliver en serviceaftale udformet som et abonnement, hvilket betyder, at virksomheder kun betaler for det, der faktisk er brug for. For med moderne cloud-teknologi behøver man ikke købe ekstra fysiske servere, der skal stå og samle støv i kælderen, indtil de en dag måske skal i brug, forklarer Martin Warner.

»For os handler det i høj grad om at sørge for, at vores kunder bruger det, de betaler for, og ikke køber en masse services, som de ikke bruger,« siger han.

Når Vivant fører en kunde over i skyen, følger der også en øget skalerbarhed med den nye teknologi. I praksis betyder det, at når en virksomhed er i skyen, kan de ansætte 30 personer i morgen, som er oprettet i systemet og kørende fra morgenstunden.

»Det gælder selvfølgelig også den anden vej. Hvis det er krisetider, og der skal opsiges, nedjusteres licenser og abonnementer selvfølgelig, og det bliver billigere.«

Med en aftale på plads foretages selve migreringen, hvor systemer og software opgraderes, mens data flyttes i skyen.

Information er nøglen til en god overgang fra gammel til ny teknologi, så alle ved, hvad der sker, og er blevet adviseret om det på forhånd, forklarer Martin Warner:

»Selvom en migrering oftest sker helt flydende, så kunne de ansatte hos CE selvfølgelig godt mærke, at det rumsterede i baggrunden. Men langt hen ad vejen opdagede de faktisk ikke, at vi foretog en migrering.«

Efter migreringen kunne alle ansatte hos CE tilgå programmer og services i skyen, hvilket gør det meget lettere at udføre sit arbejde, lyder det fra Jacob Mondrup:

»Skyen er altid tilgængelig, så længe du er koblet på internettet. Derfor fungerer eksempelvis hjemmearbejde på samme måde som på kontoret, når du først er koblet op. Ingen af vores kunder har skulle bekymre sig om teknik, nu hvor vi alle skulle arbejde hjemme i forbindelse med corona-nedlukningen. Den luksus var der mange virksomheder, der kun drømte om.«

Med migreringen på plads er virksomheden køreklar med cloud-teknologi. Alligevel afsætter Vivant altid ekstra supportere, som hjælper med at sikre, at alt fungerer, og at alle bliver dus med den nye it-løsning. Det er nemlig ikke nok, at teknikken fungerer – brugerne skal også være med, lyder det fra Martin Warner.

»Vi forstår, at it er værdiløst, hvis ingen hverken forstår eller kan bruge det. Teknikken skal selvfølgelig fungere, men den er sekundær i forhold til den service, vi skal levere. Vi sørger for, at den tekniske del altid er i orden, men vi bruger også meget tid på at hjælpe vores kunder med at blive glade for at bruge programmerne,« siger han.

Alt i alt fik Vivant løftet Copenhagen Economics i skyen til et topmoderne it-miljø med adgang til en helpdesk, der fungerer som var det CE’s egen it-interne afdeling, og en Microsoft Cloud-løsning, som altid er tilgængelig – og som også sparede CE for en hel del penge.